Tinta Digital

En la sociedad tenemos que tomar muchas decisiones, y no todas estas son de índole individual. Muchas, tal vez la mayoría, requieren de un grupo que las adopte. Pero para tal proceso de “adopción” hace falta un orden mínimo entre sus miembros. Distintos teóricos y estudiosos han desarrollado lo que se conoce como “procedimiento parlamentario” para dirigir la toma de decisiones de grandes grupos o asambleas de una forma ordenada y eficaz, pero tal procedimiento resulta superfluo si se utiliza en reuniones de pequeños grupos, que son con los cuales la mayoría de las personas tiene que lidiar. Sin embargo, esto no quiere decir que tales reuniones pequeñas no necesiten ciertas guías más livianas y mucho menos detalladas que el procedimiento parlamentario. Si bien es cierto que una pequeña reunión no cuenta con el mismo nivel de ruido, distracción y pluralidad que una asamblea, también es cierto que es muy posible perder una cantidad de tiempo y trabajo enorme en las reuniones por falta de un norte o unos conocimientos básicos de trabajo colectivo.

No creo necesario la existencia de un manual para reunirse con, por ejemplo, cinco o seis personas, pero me parece imprescindible la difusión de ciertas nociones generales de lo que se debe y no se debe hacer en una reunión, pues estas han demostrado ser capaces de llegar a ser igual de improductivas que una gran asamblea sin procedimiento parlamentario.

A continuación les dejo algunas cosas que creo verdades sobre las reuniones. No son hechos ni tesis comprobadas, sino algunas hipótesis que tengo que bien podrían ser incorrectas o inexactas, pero que de igual forma las comparto.El que guste, puede dejar un comentario con más consejos o guías para que el escrito se nutra de sus experiencias y se convierta en un trabajo colectivo (Quizás sería bueno mover el texto a un wiki luego).

1. Evitar reuniones informativas. Con todos los recursos y herramientas de comunicación que contamos en nuestros tiempos, debe ser algo del pasado coordinar un día, hora y lugar que le convenga a todos en el grupo con la única razón de decirles algo. Son justificables las reuniones informativas cuando lo que se va a decir se presta para muchas confusiones, o posiblemente no se entienda con la primera explicación, pero si se prevee un fácil entendimiento o como mucho unas pocas dudas, se debe utilizar la tecnología (email, teléfono, chat, etc.)para transmitir la información. De esta forma, no se gastará tiempo, dinero y trabajo innecesariamente.

2. No se cita una reunión para trabajar. Las reuniones deben ser una especie de grupo deliberativo, o sea, que su función principal debe ser tomar decisiones. La ejecución de dichas decisiones deben realizarla los miembros preferiblemente de forma individual, en el lugar que deseen, en el tiempo que deseen y en la manera que deseen, a menos que se trate de algún trabajo que tenga que hacerse imprescindiblemente en grupo. Es innecesario coordinar una reunión para lo que cada cual podía hacer por su cuenta.

3. Los detalles para lo último. Siempre se debe atender primero lo medular, ya que esto será lo que defina los detalles posteriores. En no pocas veces los miembros de una reunión deciden empezar por atender los detalles de algo, quizás para comenzar por lo suave, pero tal decisión suele ser en vano ya que cuando se proceda a atender lo medular, necesariamente tendrán que ajustarse los detalles. Por ejemplo, si tres personas se reúnen con el propósito de crear una empresa, no es buena idea empezar por escoger su nombre y el logo. Primero debe decidirse de que tratará la empresa, cual será su mercado y sus metas a corto y largo plazo, para entonces decidir que nombre y tipo de logo es el apropiado para ella.

4. Tiene que haber una agenda por escrito. No basta con tener una idea de lo que se discutirá, ni de tenerlo en la memoria. Se debe escribir lo que se discutirá en la reunión para aprovechar el tiempo en tomar decisiones, y no en pensar que decisiones hay que tomar.

5. Cada reunión tiene que tener al menos un propósito que amerite reunirse. Las angustias existenciales son aceptables para los humanos, pero para las reuniones siempre debe haber una razón de ser. Una reunión sin propósito desmotiva a sus miembros y provoca que se menosprecie la actividad, lo cual pudiera concluir en un problema de asistencias. Frecuentemente se programan reuniones periódicas (semanales, mensuales, etc.) con el único propósito de crear una disciplina entre los miembros, lo cual puede ser excelente, pero también fatal si se hace presintiendo de al menos un propósito meritorio.

6. La socialización entre los miembros de un grupo puede realizarse antes y después de la reunión, pero no en medio de ella. La interrupción de una reunión para comentar o hablar temas que no atañen al propósito de la misma corta el flujo de las ideas y atrasa considerablemente la toma de decisiones. La socialización entre los miembros de un grupo es muy positiva para el colectivo ya que elimina fricciones y crea confianza y un sentido de camaraderismo, pero sino se encauza puede llegar a ser un gran obstáculo.

7. Evitar sarcasmos mientras se discuten ideas. La sátira, la paradia, los sarcasmos y la crítica mordaz pueden ser recursos persuasivos muy utiles en discusiones públicas que competan a un público considerablemente grande, pero son totalmente innecesarias y perjudiciales en la intimidad de un grupo. Todo tipo de burla seria (entiendase por esto una burla que no va envuelta en una broma amistosa) puede provocar que los individuos no sientan la confianza para expresarse por temor a ser ridiculizados. Esto puede resultar en una eventual monopolización de la discusión, efecto antagónico al propósito de las reuniones.

8. Evitar caudillismos. Siempre hay personas más influyentes y convincentes que otras, y esto en las reuniones es notable. Pero se debe evitar que tal grado de influencia opaque o evite el flujo de ideas de otros miembros del grupo. Puede llegar a pasar que un miembro destacado adquiera tal influencia, que para cualquier asunto el grupo vaya donde él en busca de “la solución” o “la decisión”. Esto es otra forma de monopolizar la discusión y se debe evitar. Las reuniones son para el intercambio de ideas, no para el recibimiento de ellas. Sin embargo, esto no significa que hay que ignorar la proxima regla…

9. Prestar atención al de la experiencia. Un poco de meritocracia no viene mal. Si la mayoría de los miembros de un grupo son inexpertos, pero cuentan con personas con experiencias exitosas de trabajos en grupo, se debe aprovechar tales conocimientos. Aunque la mejor manera para aprender algo suele ser cometiendo errores, sí es posible evitar algunos nutriéndose de las experiencias de otros.

¿Cuál debe ser el punto 10?